Qu’est ce que la gestion des temps et des activités ?

Publié le : 22 août 20226 mins de lecture

La gestion des temps et activités, une des tâches importantes au sein du service des Ressources Humaines, s’avère être une obligation pour toute organisation. Elle cadre l’enseigne dans les critères législatifs concernant le respect du droit du travail et optimise la digitalisation. En quoi consiste alors ce concept et qui sont ses bénéficiaires ?

Utilité de la gestion des temps et des activités au sein d’une entreprise

Une entreprise se doit d’avoir un logiciel de gestion des temps pour assurer son évolution. Cet outil est principalement utilisé dans le service RH, puisqu’il intègre le Système d’Information Ressources Humaines ou SIRH. La GTA ou gestion des temps et activités touche ainsi l’administration du personnel et toutes les branches d’organisations existantes dans l’entreprise. Elle se focalise sur le suivi d’activité du personnel, ainsi que sur le contrôle du temps de travail dans l’enseigne. L’objectif de son utilisation est d’assurer la fiabilité des données suivant une consolidation des variables existants. Elle tient en compte toutes les informations sur les heures de travail réalisées par un employé, les éventuels pauses, congés et absences ainsi que les données sur les heures supplémentaires accomplies. Ces renseignements sont fondamentaux dans l’élaboration des bulletins de paie, mais aussi dans le suivi de rentabilité de l’entreprise.

À parcourir aussi : Les fonctionnalités d'un logiciel de gestion des temps

À qui sont dédiés les outils gestion du temps ?

Une organisation ou une entreprise dispose d’une structure bien élaborée que l’on peut consulter à partir de son organigramme officiel. La gestion des temps concerne ainsi toutes les hiérarchies existant, à partir des directions et gestionnaires RH, en passant par les managers et les salariés.

La gestion des temps et activités pour les salariés

Cette catégorie de personnel utilise le logiciel de gestion des temps pour la déclaration de leur temps de travail. Les salariés définissent également l’intervalle de temps qu’ils ont passé pour accomplir une activité. La GTA offre aussi au personnel la possibilité de consultation des plannings et de divers dossiers RH. Suivant les fonctions disponibles, cet outil peut également être utilisé pour la demande de congé ou la signalisation des absences.

La gestion des temps et activités pour les managers

La GTA se concentre plutôt sur le suivi d’activité du côté des managers. À part l’édition des plannings de travail, les managers ont pour tâche de contrôler les présences et absences de leurs auxiliaires. Ils procèdent également à la validation des demandes de congés et à la surveillance des éventuelles fautes (retard, absence non signalée, heures supplémentaires en débordement…).

Un logiciel GTA pour les directions et gestionnaires RH

Les outils gestion du temps ouvrent le portail RH aux directions. Le logiciel est ainsi efficace pour faire une évaluation globale des temps de travail au sein de la société. Il est aussi utilisé pour mettre en œuvre un suivi analytique et estimer la rentabilité à partir des données concrètes et fiables.

Du côté des gestionnaires RH, la GTA est un outil nécessaire pour toute tâche de facturations et de calcul des droits de congés ou de primes.

Le choix d’un logiciel GTA adapté aux besoins de l’enseigne

Face aux multitudes de choix proposés sur le marché de la numérisation, les entreprises doivent établir des critères principaux en ce qui concerne la GTA compatible à leurs besoins. Des points essentiels sont requis pour aider les enseignes à s’orienter vers le choix judicieux.

L’outil de suivi d’activité doit ainsi être à la fois pérenne et efficace pour pouvoir correspondre aux exigences des organisations. Il doit disposer de multiples fonctionnalités qui prennent en compte toutes les branches existantes dans l’entreprise. Sa force réside également sur les options qu’il offre pour faciliter les tâches à l’ensemble du personnel. Le logiciel qui présente un caractère ergonomique répond plutôt à cet usage généralisé. Enfin, il est essentiel qu’il présente une bonne capacité de paramétrage. Cette dernière autorise une meilleure adaptation aux solutions de gestions de l’entreprise.

Comment maîtriser un logiciel de gestion des temps ?

Il faut noter que la GTA conduit les salariés vers une certaine autonomie et facilite également la gestion globale des Ressources Humaines. La présentation du logiciel de gestion des temps au sein de l’entreprise est alors une étape essentielle. L’entité RH détient le rôle important de promouvoir l’utilisation de l’outil. Le but est de faire accepter le logiciel par l’ensemble du personnel. Outre cette étape de communication, l’entreprise doit pouvoir mettre en place un système d’accompagnement pour les utilisateurs, notamment les salariés. Cela permet à ces derniers de s’accommoder rapidement à l’outil de gestion des temps et activités.