Publié le : 20 février 20237 mins de lecture
Pour bien gérer une entreprise, il faut partir de la bonne gestion du personnel. Le personnel constitue en effet un pilier essentiel de performance d’une entreprise. Afin de veiller à une bonne assiduité du personnel, il est de coutume de se servir d’un logiciel de pointage du personnel. Avec son automatisme et la quantité de tâches gérées, cet outil révolutionnera votre gestion humaine. Voici cinq conseils pour bien choisir votre outil de pointage du personnel.
Choisir un logiciel correspondant à votre secteur d’activité
Toutes les entreprises n’ont pas une organisation identique. Chacune d’entre elles établit une organisation qui lui est propre et qui correspond à sa ligne de fonctionnement. C’est pour cela que tous les logiciels ne peuvent s’appliquer à tous les types d’entreprises. Découvrez un logiciel qui vous aidera à améliorer la gestion de votre personnel en suivant ce lien.
Avant de choisir votre outil de pointage, il serait par conséquent opportun de vous poser quelques questions. Elles sont relatives au mode de travail de votre personnel. Vous pourriez vous interroger par exemple sur :
- Le type d’horaires appliquées dans l’entreprise (horaires rigides ou variables, heures supplémentaires, etc).
- La marge d’évolution de vos activités.
- La répartition des horaires en fonction des différents services.
Cette liste n’est pas exhaustive, mais vous fournit des pistes de questions auxquelles il faudra absolument répondre. Cette démarche vise à déterminer en premier lieu vos besoins, avant de les satisfaire.
Certaines personnes estiment que l’usage d’un logiciel est difficile dans le cadre des entreprises aux horaires et services trop variables. La vérité est que le logiciel que vous choisirez s’adaptera à votre fonctionnement, pas le contraire.
Miser sur la performance du logiciel
Il faut savoir que la technologie du pointage est en perpétuel développement. Il n’y aura donc aucun mal à trouver le logiciel qui correspond le mieux à votre gestion. L’exemple est que certains grands hôtels ont recours à ces méthodes, avec la pléiade d’employés qu’ils ont.
Les extensions sont nombreuses et varient selon le logiciel. Vous pourrez même planifier certains employés de façon individuelle, sans le moindre souci.
Lorsque vous finissez de définir l’organisation de votre entreprise, vous devrez penser aux performances de votre application. Le fait est qu’il existe une pléiade de logiciels sur le marché. Le prix varie bien évidemment en fonction de la complexité du logiciel. C’est ce qui explique la cherté de certains de ces outils. Il va sans dire que si vos besoins sont conséquents, il vous serait plus avantageux d’opter pour les versions les plus complètes.
L’outil de pointage du personnel devra pouvoir effectuer la totalité des tâches dont vous avez besoin. Les applications additionnelles, à ce titre, doivent être choisies sur le volet.
Ces applications, qui sont en réalité les extensions qui feront une partie du travail, font la force de l’outil. Chaque application a une tâche bien précise. Ainsi, certaines se chargent par exemple de la gestion du temps et des activités. D’autres encore, assurent la gestion des cartes d’accès ou des badges.
En outre, la complexité d’un outil de pointage n’implique pas derechef une interface compliquée d’usage. Recherchez les logiciels qui vous offrent la meilleure ergonomie qui soit. Il faut que vous puissiez le prendre en main le plus aisément possible et qu’il soit fiable à long terme.
Faire attention au choix du fournisseur
Les fournisseurs sont ceux qui vous vendront le logiciel badgeuse. Bien que la performance du logiciel soit le point clé de la recherche, ne négligez pas le fournisseur. Les fournisseurs sont habituellement amenés à vous accompagner dans l’usage de votre outil de gestion. Ils jouent à ce titre un rôle important. En choisir un sans s’assurer des garanties qu’il offre serait préjudiciable.
D’abord, les fournisseurs sont pour la plupart en charge du dépannage de l’outil. Pour cela, il vous faut un fournisseur doté d’un excellent service après-vente. Ainsi, vous êtes sûr de pouvoir entrer en contact avec lui à tout moment.
Ensuite, un fournisseur est souvent amené à fournir une garantie sur son produit. La garantie vous permet d’échanger le logiciel si celui-ci se révèle défectueux et comporte un problème provenant du vendeur. Vous pourrez le changer gratuitement. Pensez à vous assurer de la présence d’une garantie d’achat.
La troisième utilité d’un fournisseur se trouve dans la formation qu’il vous procure après l’achat. Vous pourriez en effet avoir besoin d’aide pour intégrer et maîtriser les applications qui composent le logiciel. Un fournisseur a la capacité de vous apporter cette aide, notamment s’il est informaticien.
Sachez qu’un fournisseur incompétent pourrait faire chuter votre productivité. L’effet recherché par l’acquisition du logiciel n’est plus atteint, vous régresserez plutôt.
N’hésitez donc pas à vous renseigner sur ces points avant de signer le contrat d’achat. En tout état de cause, tous ces détails et autres accords devront être consignés dans le contrat d’achat. Sur octime.com, vous découvrirez un outil de pointage qui vous intéressera à coup sûr.
Comprendre la législation en vigueur sur le sujet avant tout achat
Comprendre la législation qui régit les logiciels est important pour éviter tout problème juridique. Cette législation concerne généralement des règles du code du travail et du respect des données personnelles.
Le logiciel de pointage doit pouvoir recueillir et traiter les données collectées de façon fiable et sécurisée. Comme ça, le risque sur les informations soient volées ou utilisées à d’autres fins est évité.
Grâce à un algorithme puissant, l’outil pourra synthétiser les décomptes de temps de travail. Cela pourrait servir pour les entreprises qui payent selon les heures de travail.
Méfiez-vous des logiciels qui arrondissent mes résultats calculés. L’écrêtage, car c’est l’appellation de cette pratique, est formellement interdit. Vous pourriez subir des sanctions en tant qu’employeur.
Un dernier point dont il faudra vous assurer, c’est d’en parler avec vos salariés.
Recueillir l’avis des salariés pour une meilleure compréhension de la démarche
Vos salariés sont les principaux concernés par votre démarche. Il serait judicieux de leur parler de votre logiciel et de son utilité.
Si vous avez une entreprise qui comporte un personnel trop important, parlez-en avec le syndicat des salariés. L’objectif n’est pas forcément de négocier avec eux, mais surtout de les convaincre de l’utilité de votre démarche.
Ainsi, tous se conformeront volontiers et cela contribuera à la cohésion de votre équipe. La productivité en sera augmentée et vous sortirez gagnant de cette phrase de discussion.
Il existe de nombreuses astuces qui vous aideront à faire un choix de logiciel intelligent. Ces cinq conseils pourraient vous être très utiles pour choisir un logiciel badgeuse idéal pour vous.
