Publié le : 02 avril 20219 mins de lecture
Il vous a déjà été dit en août qu’il était temps de s’inquiéter des événements de Noël. Vous pensiez que l’angoisse de la planification était terminée ? Pas du tout : il est temps de vous rappeler que si vous êtes les chanceux qui ont la tâche convoitée d’organiser le dîner de Noël de la société, vous êtes presque en retard pour réserver le restaurant et organiser l’événement. Presque. Tout dépend, bien sûr, de la taille de la table et des besoins particuliers que votre groupe peut avoir dans quelques mois. Alors nous y voilà : vous venez de vous habituer aux publicités télévisées pour les agendas scolaires et vous regardez déjà anxieusement les rues de votre ville, prêts à protester lorsque les premières décorations de Noël seront exposées en octobre. Cette année, nous allons battre tous les autres. Mais en y réfléchissant bien à l’avance, vous pourriez vraiment vous épargner une expérience organisationnelle extrêmement stressante. Si ce n’est pas votre première année en tant qu’organisateur du dîner de Noël de votre entreprise, vous avez quelques avantages de départ : vous savez déjà quelles erreurs ne pas commettre. Si, en revanche, vous n’avez aucune expérience préalable de l’organisation d’événements, voici un petit guide pour l’organisation d’un dîner de Noël.
1. Il n’est jamais trop tôt pour penser à Noël
Même si vous vous sentez ridicule lorsque vous commencez à parler du repas de Noël alors que les climatiseurs sont encore allumés, il y a certainement quelqu’un qui l’a fait avant vous. Cette personne a probablement déjà réservé cette chambre parfaite dans le restaurant que vous aviez à l’œil l’année dernière, en jurant que vous ne laisseriez personne vous battre cette année. Le mois de septembre, sur la vague du retour de vacances, est le moment idéal pour commencer à planifier l’événement. Tout d’abord parce que vous n’êtes pas encore revenu dans le tourbillon de la routine et que, vraisemblablement, vous profitez encore de cette agréable énergie qui caractérise les premiers jours de travail après les vacances. Ensuite, parce que la plupart de vos collègues n’ont pas encore pris d’engagements contraignants pour les vacances de Noël. Cela signifie qu’il sera potentiellement plus facile pour vous de choisir une date sans avoir à la changer une douzaine de fois dans une tentative (vaine) de ne pas interférer avec les projets familiaux de tous vos collègues. Ce qui nous amène au point 2.
2. Il n’est pas possible de plaire à tout le monde, alors n’essayez pas
Plus vous vous rapprocherez de décembre, moins vous aurez d’options : les restaurants et les clubs seront progressivement réservés et le nombre de dates disponibles sera réduit de manière drastique. Si vous essayez de plaire à tout le monde, sans exclure personne, vous vous retrouverez le 15 décembre sans date précise, assurant ainsi une débâcle dramatique. Identifiez une poignée de dates potentielles et envoyez la liste à vos invités dès que possible, en précisant un délai de réponse. Ainsi, vous aurez rapidement une idée précise de la date sur laquelle le plus grand nombre de personnes se mettront d’accord. Renoncez immédiatement à trouver une date qui convienne à tout le monde : il vous est statistiquement impossible de le faire à moins que trois à cinq personnes ne travaillent dans votre bureau, mais dans ce cas, tout l’effort d’organisation ne vaut pas l’effort que vous faites pour lire cet article, alors autant vous remettre au travail.
3. Le budget (et l’art d’organiser le dîner de Noël en janvier)
Comme dans tout effort d’organisation, entre dire et faire il y a le budget. Bien entendu, la réservation longtemps à l’avance vise également à obtenir de meilleures conditions économiques que celles qui vous seraient imposées avec une réservation de dernière minute. Le jour de la semaine choisi pour l’événement aura également une influence sur le coût final : si le week-end est plus populaire, un lundi ou un mardi sera sans doute moins cher. Si vous choisissez un jour en début de semaine, vous vous attendrez à des défections et à une faible productivité au travail pour le lendemain : acceptable si votre bureau fait partie de ceux qui, à l’approche des vacances de Noël, connaissent cette ambiance de fin d’année où le travail passe après les pauses café. Il y a aussi des casse-cou qui organisent des dîners de Noël en janvier, immédiatement après le retour des vacances, pour commencer l’année avec un moment de convivialité et de légèreté, avant de se replonger dans ces très longs mois qui séparent les vacances de Noël de celles de Pâques et de la première source chaude. Quelques considérations supplémentaires sur le budget : si vous voulez faire des économies, plutôt que de vous contenter de l’offre de base d’un restaurant haut de gamme – vin de moindre qualité, menu fixe avec moins d’options – choisissez un restaurant familial, peut-être typique, voire un peu à l’écart, qui met l’accent sur le charme et le goût authentique des traditions gastronomiques et vinicoles locales. Enfin, si vous n’avez pas les moyens d’accueillir les partenaires, conjoints et enfants de vos collègues, veuillez le préciser immédiatement et sans gêne : il est vrai que le dîner de Noël est destiné à remercier le personnel pour le bon travail accompli, mais cela ne signifie pas que vous devez réduire votre budget pour mettre deux fois plus d’invités à table.
4. Divertissement
Ce n’est pas obligatoire, mais ça aide. Les meilleurs événements, lorsqu’il s’agit de créer une atmosphère conviviale, sont les événements à thème. Bien sûr, pour un dîner, vous ne pouvez pas demander à vos collègues de se présenter déguisés en Elvis, mais vous pouvez toujours créer un thème pour la soirée. Vous pouvez laisser le club vous suggérer quelques options, peut-être en étudiant ensemble un menu spécial et en vous concentrant sur la disposition de la salle. Si vous avez la possibilité de choisir un divertissement musical, utilisez-le pour renforcer le message du thème que vous avez choisi : la bonne ambiance permettra à chacun de profiter du dîner de Noël, en le vivant comme une agréable occasion d’en apprendre davantage sur ses collègues et non comme une contrainte ennuyeuse. En ce moment, vous pensez certainement que lorsque vous organisez un dîner entre collègues, le divertissement vient tout seul : vous plaisantez, vous vous moquez affectueusement, vous vous mettez au défi de ne pas parler du travail pendant cinq minutes et, en consommant des bouteilles de vin, vous vous glissez dans le genre d’humour qui ne fonctionne généralement pas au bureau. Tout cela est très vrai, pour des équipes qui se connaissent depuis très longtemps. Mais s’il y a de nouveaux éléments dans votre équipe, ce genre de camaraderie peut transformer leur dîner de Noël en cauchemar. Il n’y a rien de pire, en fait, que de faire partie d’un groupe qui a déjà sa propre familiarité et d’être l’étranger à une table d’amis. Le nouveau venu se retrouvera dans un coin à regarder le téléphone pendant que ses collègues échangeront des blagues sur des épisodes qui se sont produits au dîner de Noël six ans plus tôt. Le fait de mettre en place un élément de contrôle plus important, par exemple sous la forme d’une soirée à thème, permet à chacun d’avoir un point de départ commun, de se concentrer sur quelque chose et aussi de commencer à construire des expériences communes qui cimentent la cohésion au sein du groupe.
