Comment organiser un séminaire d’entreprise ?

Publié le : 02 avril 20218 mins de lecture

Organiser une convention d’entreprise n’est pas une mince affaire, mais elle peut apporter des avantages considérables. Pour réussir dans ce genre d’entreprise, il est nécessaire d’avoir une vue d’ensemble solide et des objectifs clairs, afin de pouvoir structurer l’expérience des participants de manière satisfaisante. Une convention d’entreprise, en fait, est une mosaïque de points de vue : il y a le point de vue des organisateurs, celui des sponsors, celui des médias et, bien sûr, celui des participants. Chacun de ces sujets a des objectifs qui doivent être atteints, afin de pouvoir déclarer que l’événement lui-même a été un succès. Il n’est pas rare, bien sûr, que les objectifs de l’un semblent être en contradiction avec ceux de l’autre. Un bon organisateur devra faire des choix précis pour permettre à chacun de gérer l’expérience de manière positive et avantageuse. Pour ce faire, il est essentiel que chaque détail soit soigneusement planifié, du lieu aux invités, de la logistique au programme, de l’accueil aux divertissements : l’organisation d’une convention d’entreprise de qualité peut prendre jusqu’à deux ans. Nous vous présentons un petit guide schématique des points forts de ce type d’événement.

Départ des objectifs

Comme toujours, lorsque vous êtes impliqué dans un grand projet, vous devez avoir une vision claire de ce que vous voulez réaliser. Pourquoi choisissez-vous d’organiser une convention ? Quels sont les avantages que vous souhaitez obtenir et, par conséquent, quels sont les coûts raisonnables liés à la réalisation de ces avantages ? Quelles sont les caractéristiques du secteur professionnel dans lequel vous vous déplacez et qui voulez-vous impliquer et pourquoi ? S’il existe un capital vraiment indispensable, lorsque vous choisissez d’organiser une convention d’entreprise, c’est la connaissance de votre secteur d’activité de référence. Il est essentiel de savoir qui sont les principaux acteurs du secteur et quels sont leurs besoins. Une recherche ciblée peut mettre en évidence les aspirations et les objectifs des acteurs de l’industrie. À partir de ces informations, il sera possible de structurer un programme réellement intéressant pour le public cible.

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Durabilité d’une convention d’entreprise

Organiser une convention d’entreprise peut être très coûteux, donc – même si vous disposez de suffisamment de financiers et de sponsors – il sera essentiel de créer un plan d’entreprise qui inclut une gestion prudente des ressources financières. Vous devrez tout d’abord identifier les sources de financement et avoir une idée du budget, puis répartir les ressources entre les différents aspects de l’organisation et, bien sûr, faire une estimation des recettes possibles. C’est peut-être la partie la plus délicate de la programmation : une estimation trop optimiste ou une négligence qui conduit à négliger d’éventuels postes de dépenses peut ruiner tout un projet, le rendant peu pratique. C’est également la phase au cours de laquelle vous devrez déterminer le prix à demander pour la participation, en trouvant un équilibre entre la nécessité de réaliser un bénéfice et la possibilité de vendre l’offre. Si la convention en est à sa première édition, il n’est pas conseillé de la placer dans une fourchette de prix trop élevée par rapport aux autres manifestations du secteur, mais en même temps il ne faut pas céder à la tentation de trop baisser le prix. En effet, un tarif trop bas, outre le risque de ne pas couvrir les coûts, fera que l’offre sera perçue comme de mauvaise qualité et attirera par conséquent des sujets de moindre valeur au sein de l’industrie.

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Participants

Le succès d’une convention d’entreprise est principalement déterminé par un facteur : le public. Tous les participants ont un objectif commun : établir des contacts pour augmenter leur volume d’affaires. En outre, une large participation constitue la principale source de revenus d’une convention et offre de meilleures possibilités d’attirer des sponsors et, bien sûr, la possibilité de transformer un seul événement en un rendez-vous régulier. Cela signifie que lorsque vous planifiez votre budget, vous devez investir généreusement dans la promotion de l’événement. À cette fin, il sera nécessaire de structurer une stratégie de marketing spécifique, conçue pour atteindre tous les secteurs pertinents de l’industrie vers lesquels vous vous tournez, par le biais de canaux accrédités. L’idéal, dans la phase d’organisation, est de pouvoir obtenir un maximum d’inscriptions bien à l’avance, afin de disposer à la fois d’un point de départ solide en termes de fonds et de données réelles à présenter aux sponsors potentiels. Cette phase va de pair avec la planification d’un programme intéressant, avec des interventions ciblées et des personnalités éminentes de l’industrie, mais aussi avec le choix du lieu.

Choisissez le lieu

Lorsque vous arrivez à cette étape, vous devez déjà avoir une idée très claire de l’aspect général de la convention qui est organisée. Un aperçu détaillé nous permettra de comprendre avec une relative facilité si un lieu correspond ou non aux besoins de l’événement. La chose la plus évidente à prendre en compte est le nombre de participants – et par conséquent la capacité requise – mais il y a beaucoup d’autres aspects à considérer. En fonction du programme, par exemple, vous devrez identifier le niveau des services technologiques attendus du site. Celles-ci vont des exigences minimales (wi-fi, services audio-vidéo, possibilités de présentation) aux technologies les plus avancées et aux services spécialisés (restauration, secrétariat, IoT). Enfin, une fois que les emplacements qui offrent les services nécessaires et garantissent un espace adéquat ont été identifiés, il y aura des facteurs à prendre en compte qui peuvent sembler secondaires, mais qui influencent grandement le résultat final, comme l’emplacement, l’accessibilité et le style de l’installation. Si, par exemple, le lieu choisi n’est pas facilement accessible par les transports publics, il peut être approprié de mettre à la disposition des invités un service de navette, afin de faciliter la tâche de ceux qui ne voyagent pas en voiture.

Ne négligez pas les détails

L’expérience utilisateur est un élément central dans l’organisation de tout événement. Il est essentiel que la manière dont l’utilisateur final apprécie l’événement soit précisément planifiée pour qu’il soit satisfaisant à tous égards. Le lieu, par exemple, doit être organisé de manière à faciliter la navigation, avec des espaces clairement définis qui aident chaque participant à trouver immédiatement ce qu’il cherche. Les décors devront communiquer de manière cohérente les valeurs que vous souhaitez associer à l’événement et créer une atmosphère adaptée au type d’interactions que vous souhaitez stimuler. Quelles sont les caractéristiques de l’industrie de référence ? Quels sont les modes d’interaction préférés des professionnels ? Formalité et détachement ou style décontracté et créativité ? Autorité ou chaleur ? Il sera également nécessaire de structurer le programme de manière à ce que chaque utilisateur puisse construire sa propre expérience de la manière la plus satisfaisante possible (une application personnalisée peut être utile à cet effet). Enfin, n’oubliez pas de recueillir les réactions des participants, en laissant une large place à la critique. Une convention d’entreprise réussie a généralement évolué par rapport aux nombreuses éditions précédentes qui ont progressivement corrigé les imperfections et augmenté les points forts.

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