Publié le : 31 mars 20219 mins de lecture
Les employeurs ne doivent jamais placer d’éléments particuliers dans vos dossiers généraux du personnel. Le contenu de vos fichiers et dossiers personnels de l’employé est généralement accessible au personnel des ressources humaines, à l’employé et au directeur ou superviseur de l’employé dans certaines entreprises.
Dans d’autres, l’accès est limité au personnel des RH et les employés peuvent demander l’accès à leurs dossiers. Les avocats peuvent également assigner à comparaître le contenu des dossiers du personnel pour les poursuites et les plaintes de la Commission pour l’égalité des chances en matière d’emploi (EEOC). Un ancien employé peut également demander une copie de ses dossiers personnels.
Avec toutes ces utilisations potentielles et visionneuses potentielles des dossiers personnels de vos employés, un employeur doit prendre soin de conserver une documentation factuelle impartiale sur les antécédents professionnels d’un employé dans vos dossiers personnels.
Par conséquent, vous souhaiterez appliquer ces directives générales à la documentation que vous conservez dans les dossiers du personnel de votre organisation.
Directives pour le contenu du dossier personnel des employés
Les informations contenues dans les dossiers personnels doivent être factuelles.
Les opinions du directeur ou du personnel des ressources humaines : notes aléatoires, potins, rumeurs non fondées, des questions, des rapports ou des allégations de délation d’autres employés qui sont inexplorés, allégations non poursuivies, enquêtées et conclues, et toute autre information, commentaire ou note non factuelle doit être exclu du dossier personnel d’un employé.
L’un des pires exemples de commentaire offensant qu’un responsable des ressources humaines ait trouvé dans le dossier d’un employé concernait les notes d’entretien d’un responsable du recrutement.
Les dossiers du personnel doivent être soigneusement attribués à leurs emplacements de dossier appropriés.
Déterminez un protocole pour les dossiers du personnel de votre entreprise en vous basant sur les lois des États et fédérales, les lois du travail telles que la loi de 1996 sur la portabilité et la responsabilité de l’assurance maladie (HIPAA) et les meilleures pratiques des employeurs.
Vous ne voulez pas non plus les enregistrements d’une décision d’embauche qui implique des vérifications des antécédents ou des notes de discussions avec d’anciens employeurs dans le dossier du personnel.
Les superviseurs, les gestionnaires et les autres employés qui placent de la documentation dans les registres du personnel ont besoin de formation.
Toute personne qui a accès et peut placer des documents dans un dossier personnel d’un employé a besoin d’une formation pour rédiger correctement la documentation.
Déclarer dans une réprimande d’employé que l’employé était un mauvais joueur ne gagnera pas votre personnel enregistre des prix. Mais des superviseurs non formés sont connus pour écrire des déclarations similaires et les placer dans les dossiers personnels des employés.
Mieux encore, limitez l’accès aux fichiers à votre personnel RH qui est responsable des enregistrements et sait ce qui doit et ne doit pas être placé dans un dossier personnel. Votre personnel des ressources humaines peut vérifier tous les documents avant de les classer pour s’assurer qu’ils sont factuels et correctement rédigés. Le processus d’examen et de rétroaction aidera vos gestionnaires à apprendre à rédiger une documentation appropriée.
Équilibrez les informations que vous placez dans les registres du personnel.
Incluez à la fois les aspects positifs et négatifs des antécédents professionnels d’un employé. Trop souvent, les dossiers du personnel mettent l’accent sur chaque événement négatif et oublient les éléments positifs que chaque employé vit. Pensez à conserver des preuves de relances, de promotions, de récompenses pour d’excellentes performances, des copies de félicitations et des notes de remerciement.
Reconnaissez la différence entre les notes personnelles d’un superviseur sur son personnel chargé des rapports et les dossiers officiels du personnel de l’entreprise.
Les notes du superviseur qui sont utilisées pour améliorer les performances, pour suivre les projets et la réalisation des objectifs, et pour déterminer équitablement les augmentations et les plans de développement des performances, par exemple, appartiennent au dossier privé du superviseur et non aux dossiers officiels du personnel de l’entreprise.
Reconnaissez également la nécessité de former les superviseurs sur la façon de prendre des notes et de conserver la documentation dans leur dossier de gestion. Les mêmes critères de faits, et non d’opinions, et d’exemples spécifiques, et non de ouï-dire, s’appliquent aux notes privées.
La documentation d’embauche et les notes d’entrevue présentent un peu de dilemme.
La meilleure pratique consiste à conserver un fichier distinct pour chaque poste que vous occupez, qui comprend toute la documentation relative à la dotation de ce poste, de l’affichage du poste à la vérification des références. Les CV, les lettres d’accompagnement et les candidatures des candidats appartiennent à ce fichier, mais vous devez déplacer la candidature de l’employé embauché dans le dossier personnel de l’employé.
Ce fichier contient également les listes de contrôle et les formulaires officiels que vous utilisez pour vous efforcer d’obtenir une représentation impartiale des qualifications d’un employé potentiel et soutenir votre décision d’embaucher le candidat le plus qualifié. Les opinions et notes du responsable du recrutement prises lors du processus de recrutement ne font pas partie de ce fichier.
Documentation factuelle sur les décisions d’embauche.
Cette documentation comprend des décisions telles que la promotion, le transfert à une opportunité latérale et les augmentations de salaire et elles appartiennent aux registres du personnel. Les opinions du superviseur ou des RH sur l’employé ne le sont pas. La documentation officielle des mesures disciplinaires, comme un avertissement écrit, fait également partie du dossier personnel de l’employé.
Exemples spécifiques de documents qui ne devraient pas figurer dans les dossiers du personnel
Les informations suivantes ne doivent pas être placées dans les registres du personnel. La documentation peut nécessiter un fichier séparé, peut être classée comme notes de supervision ou de gestion ou ne doit pas du tout être conservée par un employeur.
Toute information médicale appartient au dossier médical.
Les informations de paie appartiennent au fichier de paie.
Les documents qui incluent les numéros de sécurité sociale des employés ou des informations sur les classifications protégées d’un employé telles que l’âge, la race, le sexe, l’origine nationale, le handicap, l’état matrimonial, les croyances religieuses, la constitution génétique, le poids, etc. ne doivent jamais être conservés dans les dossiers personnels.
La documentation de supervision dans le but de gérer le travail d’un employé, de fixer des objectifs, des commentaires fournis, etc. doit être classée dans un dossier privé, appartenant au superviseur ou au gestionnaire.
Les documents d’enquête, y compris la plainte des employés, les entretiens avec les témoins, les entretiens avec les employés, les conclusions, les recommandations des avocats et la résolution, ainsi que le suivi pour éviter les représailles, doivent se trouver dans un dossier d’enquête distinct des dossiers du personnel.
Placez les vérifications des antécédents, y compris les antécédents criminels, les rapports de solvabilité, etc., et les résultats des tests de dépistage de drogues dans un fichier confidentiel distinct auquel les superviseurs, les gestionnaires et l’employé ne peuvent pas accéder. SHRM recommande soit ce fichier confidentiel distinct, soit, à défaut, que ces informations soient également classées dans le dossier médical confidentiel de l’employé.
Les dossiers sur l’égalité des chances des employés, tels que les formulaires d’auto-identification et les rapports gouvernementaux, ne doivent pas être conservés dans le dossier du personnel ni partout où le superviseur a accès.
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