A quoi sert un logiciel de planning ?

Parmi la panoplie d’outils dont disposent les chefs d’entreprise pour améliorer leur productivité, les logiciels de planning peuvent s’avérer particulièrement précieux et efficaces. Contrairement aux idées reçues, ce type d’outil pourra tout autant bénéficier aux petites et moyennes entreprises qu’aux grands groupes. Mais de quoi parle-t-on vraiment, et quels sont les atouts d’un logiciel de planification ? On fait le tour de la question dans cet article pratique.

Logiciel de planning : de quoi parle-t-on vraiment ?

Si les logiciels de planning se multiplient sur le marché, plusieurs distinctions doivent être opérées pour bien comprendre les spécificités de ces outils. Il convient tout d’abord de ne pas les confondre avec les agendas en ligne, comme Google Agenda. En effet, les outils de planning disposent de fonctionnalités avancées qu’un agenda en ligne ne vous offrira pas. Ainsi, un logiciel dédié à la planification de vos ressources comme Snapshift vous permettra d’obtenir une vision globale de votre activité. Plus qu’un simple outil de gestion du temps, votre logiciel de planning vous offrira la possibilité d’intégrer de nombreuses données sur vos salariés afin de simplifier et d’optimiser l’administration des ressources humaines. Par ailleurs, un outil performant pourra facilement s’intégrer à la suite numérique de votre entreprise : certains logiciels de planning permettent l’exportation et la centralisation des données pour une gestion simplifiée. Vous pourrez, par exemple, exporter les informations collectées vers votre logiciel de paie pour améliorer la gestion des salaires : gain de temps garanti ! Votre outil vous renseignera en outre sur le taux de productivité de votre organisation, afin que vous puissiez identifier toutes les opportunités d’optimisation et tous les freins rencontrés par vos équipes.

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Logiciel de planning : comment ça marche ?

Un logiciel de planning vous offrira une vaste gamme de fonctionnalités, qui peuvent toutefois varier d’un outil à l’autre. Ces fonctionnalités sont spécialement conçues pour vous faire gagner du temps et améliorer la productivité de votre organisation, en couvrant l’ensemble des tâches RH. Ainsi, votre outil de planification vous permettra de synchroniser l’ensemble des agendas individuels de vos collaborateurs. En centralisant les plannings quotidiens, hebdomadaires ou mensuels de vos salariés, votre outil facilitera amplement la gestion de vos ressources humaines et leur répartition au sein de l’entreprise. Il vous offrira en outre l’opportunité d’intégrer des données essentielles, comme les demandes de congés ou encore de remplacement. De la gestion des heures supplémentaires à celle des absences, un bon logiciel de planning vous donnera ainsi accès à toutes les informations dont vous avez besoin pour bien piloter votre activité. Enfin, votre outil saura vous accompagner partout : la plupart des logiciels sont désormais accessibles à partir d’une application mobile pour vous offrir un supplément d’agilité.

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Outil de planning en ligne : quels avantages ?

Les atouts d’un logiciel de planning sont nombreux pour une entreprise, quels que soient son secteur d’activité, sa taille ou encore ses besoins en matière de ressources humaines. Ainsi, un outil comme Snapshift vous offrira un gain de temps significatif. En vous permettant de gérer, à partir d’un tableau de bord unique et interactif, l’ensemble de vos ressources humaines, votre logiciel vous épargnera de longues heures de gestion administrative et d’organisation interne. Vous pourrez, en quelques clics, administrer les absences, les congés et les heures supplémentaires de vos salariés sans multiplier les appels vers les différents services concernés. Vous ne disposez pas encore de service RH en interne, et vous n’avez pas les ressources nécessaires à la création d’un tel département ? Votre logiciel de planning vous permettra de déléguer la plupart de vos tâches RH, mais pas seulement. Il simplifiera également les tâches quotidiennes de vos managers, qui pourront se reposer sur un outil fiable et performant pour bien gérer leurs équipes. Vos cadres pourront ainsi consulter les plannings et les disponibilités de chaque collaborateur à partir d’un tableau de bord unique, tout en apportant des modifications en temps réel. Et si vous dotiez vos forces commerciales ou votre service client d’un outil de planning efficace ? Vous améliorerez significativement leur productivité tout en limitant les erreurs administratives, l’envoi incessant d’e-mails entre les différents services ou encore les imprévus.

Comment bien choisir votre logiciel de planning ?

Vous souhaitez doter votre entreprise d’un outil de planning et vous vous demandez comment faire le bon choix ? Plusieurs critères pourront vous aider à vous tourner vers le logiciel adéquat, à condition de faire le point sur votre entreprise en amont. Dans un premier temps, listez les outils et les processus que vous exploitez à l’heure actuelle pour gérer vos ressources humaines et les plannings de vos collaborateurs. Quelles sont les difficultés que vous rencontrez, et quelles sont les tâches qui vous font perdre le plus de temps ? Les réponses à ces questions vous aideront à faire un bilan complet pour définir vos objectifs et vos besoins en matière d’organisation. Ensuite, vous devrez penser à fixer le budget que vous allouerez à votre futur outil : quelles sont les ressources financières dont vous disposez pour améliorer la productivité de vos équipes ? Ce critère de choix essentiel vous aidera également à opérer une présélection parmi les nombreuses solutions disponibles sur le marché. Enfin, pensez aux utilisateurs finaux de votre logiciel de planning : à terme, qui se servira de l’outil au sein de votre entreprise ? Si vous prévoyez d’impliquer l’ensemble de vos collaborateurs, n’hésitez pas à les interroger sur leurs besoins, et notamment sur les difficultés qu’ils rencontrent lorsqu’ils organisent les plannings. Faites intervenir vos managers, mais aussi l’ensemble de vos salariés : ces derniers vous aideront à définir les fonctionnalités essentielles pour améliorer l’ensemble de votre organisation. Vous hésitez entre plusieurs outils ? La plupart des logiciels vous offrent désormais la possibilité de tester leurs différents modules par le biais d’une démo ou d’un essai gratuit : ne vous en privez pas pour faire le bon choix !